Sokaknak ismerős lehet az érzés, amikor az ember maga elé meredve ül egy végeláthatatlanul hosszú megbeszélésen, és elmereng azon, hogy igazából mit is keres ott. A felesleges meetingek nem csak elvonják a kollégákat a hasznos és hatékony munkavégzéstől, hanem a munkahelyi hangulatot is rombolhatják. Egy 2013-as becslés alapján naponta mintegy 11 millió megbeszélést tartanak az USA-ban, aminek harmada eredménytelen, éves szinten 37 milliárd dollár veszteséget okozva a cégeknek. Bár ezeket a számokat érdemes fenntartással kezelni, a világ vezető cégeinek CEO-i rendre a hatékony megbeszélések fontosságát hangsúlyozzák.
Elon Musk a napokban küldött körbe egy levelet a Tesla munkatársainak, amiben többek között a kis létszámú és ritka meetingek fontosságát emelte ki. Elvárja cége dolgozóitól, hogy ha egy meetingen nem érzik saját hozzáadott értéküket, azonnal hagyják ott a termet. Mások idejét rabolni ugyanis szerinte nagyobb udvariatlanság, mint otthagyni a kollégákat.
Hasonló véleményen van Eric Schmidt, a Google volt CEO-ja: csak akkor érdemes összehívni egy megbeszélést, ha
- sürgős,
- van jól körülhatárolt célja,
- jelen van egy döntéshozó,
- és legfeljebb nyolc, közvetlenül érintett kolléga vesz részt rajta.
Azonban ha már ott ülünk egy meetingen, nem mindegy, hogyan tesszük hatékonnyá a kollégák közti kommunikációt, információ-áramlást. Rebecca Knight cikke ezt a kérdést a nonverbális jelek olvasása felől közelíti meg. A hatékonysághoz, feladatok gyors elvégzéséhez, döntések meghozatalához ugyanis fontos a bizalom, ehhez pedig meg kell érteni a másik fél mondanivalóját – nonverbális értelemben is.
Knight interjúalanyai segítségével a következő pontokat azonosítja, amelyekkel „olvasni lehet a sorok között”:
- Megfigyelés: Figyeljünk az apró nonverbális jelekre, amelyek elárulják a másik fél gondolatait, véleményét, még ha nem is mondja ki őket.
- Csend: Aki folyamatosan beszél egy meetingen, annak nem jut ideje a megfigyelésre. A figyelmes hallgatás bizalmat is épít a másik félben.
- Hipotézisek és ezek értékelése: A látottak alapján érdemes felállítani és tesztelni hipotéziseket: kinek mi lehet a motivációja, célja, esetleg félelme.
- A látottak felhasználása: ha a megbeszélés kisiklik a medréből, akkor a megfelelő emberhez intézett megfelelő kérdéssel visszaterelhető a hatékonyság útjára.
Akár a megfelelő kommunikáció, akár a lebonyolítás oldaláról közelítjük meg a kérdést, az biztos, hogy a megbeszélések nagyobb hatékonysága sokat tud dobni egy cég működésén, legyen az a Google vagy egy kis KKV.
Szóval legközelebb, amikor kiírunk egy 1,5-2 órás meetinget 10 kollégának, gondoljuk át még egyszer a fenti tanácsokat. Ha a munkahelyi kultúra részévé válik a hatékony és rövid megbeszélések szervezése, az időben és pénzben is komoly megtakarítást jelenthet a vállalatnak.
Amennyiben tetszett Önnek bejegyzésünk, ossza meg ismerőseivel:
